SMMM Elektronik İmzasıyla Mükelleflerin e-Defter Gönderim Rehberi
Gerekli Ön Bilgiler
- Elektronik İmza (e-İmza): SMMM’nin adını taşıyan bir elektronik imza gereklidir. E-İmza, e-Defter gönderimi sırasında kullanılacak dijital kimliktir.
- GİB Portalı (Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter Portalı): e-Defter gönderimi GİB'in e-Defter portalı üzerinden yapılmaktadır.
- e-Defter Uygulaması: Uygulama veya yazılım, GİB tarafından onaylı olmalıdır. Bunlar e-Defterlerin hazırlanmasını ve berat dosyasının oluşturulmasını sağlar.
SMMM e-Defter muvafakatnamesi nedir? Nasıl yapılır?
Detaylı rehber için tıklayınız.
Adım Adım e-Defter Gönderim Süreci
1. Gerekli Yazılımın Kurulması
- GİB onaylı bir e-Defter yazılımını (örneğin, Luca, Logo, Netsis gibi muhasebe programları) edinin ve kurun.
- Bu yazılım aracılığıyla mükelleflerin aylık veya yıllık olarak e-Defter dosyalarını ve beratlarını oluşturabilirsiniz.
2. e-Defter ve Berat Dosyalarını Hazırlayın
- Mükellefin tüm muhasebe kayıtları düzenli ve eksiksiz olmalıdır.
- Aylık olarak oluşturulacak e-Defter dosyası; yevmiye defteri ve kebir defterini içermelidir.
- Bu dosyaları muhasebe yazılımı üzerinden hazırladıktan sonra berat dosyasını da oluşturun. Bu dosya, defterin tamamlayıcı belgesidir ve yasal olarak geçerli kılınır.
3. Berat Dosyalarının Elektronik İmza ile İmzalanması
- Berat dosyalarını hazırladıktan sonra SMMM’nin elektronik imzası ile imzalama işlemi yapılır. Bu imza, defterin SMMM tarafından hazırlandığını ve onaylandığını gösterir.
- Yazılım veya ilgili portal üzerinde “e-İmza ile İmzala” butonuna tıklayın. e-İmza kartı, bilgisayara bağlı kart okuyucuya yerleştirilerek PIN koduyla imzalama işlemi gerçekleştirilir.
4. e-Defter Dosyalarının GİB Portalına Gönderilmesi
- İmzalanmış e-Defter dosyasını ve berat dosyasını GİB e-Defter portalına yüklemek için giriş yapın:
- GİB e-Defter Portalı adresine gidin.
- e-Defter Giriş bölümünden e-Devlet şifrenizi veya elektronik imzanızı kullanarak giriş yapın.
- Portalda ilgili mükellef adına gönderim yapacağınız dosyaları seçin ve yükleyin.
5. Berat Dosyası Onayı ve Raporlama
- Dosyaları yükledikten sonra, sistem tarafından otomatik bir kontrol yapılır.
- Gönderdiğiniz dosyaların başarıyla alındığına dair bir onay alınır. Bu onay e-Defter yüklemenizin tamamlandığını gösterir ve ileride yapılacak denetimler için önemlidir.
6. Defterlerin Saklanması
- Gönderdiğiniz e-Defter dosyaları ve onaylanan berat dosyaları, mükellefin dijital ortamda en az 10 yıl saklanmalıdır.
- İleride denetim veya inceleme durumlarında GİB tarafından talep edilmesi durumunda bu dosyaları ibraz etmeniz gerekebilir.
Önemli Notlar
- E-Defter ve Beratların Zamanında Gönderilmesi: e-Defter ve berat dosyalarının süresi içinde gönderilmesi önemlidir. Aksi halde cezai yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz.
- Geriye Dönük Düzeltme: Hatalı gönderimlerde geri çekme ya da düzeltme işlemleri için e-Defter Yönetmeliği’ne göre belirli süreçler ve prosedürler bulunmaktadır.
Sıkça Sorulan Sorular
e-İmza olmadan e-Defter gönderilebilir mi?
- Hayır, e-Defter gönderimi için mutlaka e-İmza gerekmektedir.
e-Defter Berat Dosyasında Hata Olursa Ne Yapılmalı?
- Berat dosyasında hata olması durumunda, hatanın türüne göre GİB ile iletişime geçmeniz veya dosyayı düzelterek yeniden yüklemeniz gerekebilir.
Bu rehber, SMMM’lerin mükellefleri adına yasal e-Defter gönderim sürecinde güvenli ve doğru bir yol izlemelerine yardımcı olacaktır.
