E-Arşiv fatura iptal süresi geçerse, fatura iptali yasal olarak mümkün olmaz ve hatalı işlem yapılmış bir faturayı düzeltmek için başka adımlar atılması gerekir. Bu durumda, muhasebe kayıtlarını ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen yasal düzenlemeleri dikkate alarak hareket etmeniz gerekir. İşte bu durumda yapılması gereken işlemler için adım adım bir rehber:
1. Fatura İptal Süresini ve Durumunu Gözden Geçirin
- E-Arşiv faturalar için iptal süresi, fatura tarihinden itibaren 8 gündür. Bu süre geçtikten sonra e-arşiv faturaları doğrudan iptal edilemez.
- Eğer iptal süresi geçtiyse, bu fatura iptal edilemez ancak düzeltilmesi mümkündür.
2. Karşı Tarafla Görüşün
- Hatalı fatura düzenlediğiniz alıcıya veya müşteriye durumu açıklayın. Hatalı bir fatura düzenlendiği konusunda mutabık kalmalısınız.
- Gerekirse, fatura üzerinde yapılacak işlemler konusunda mutabakat sağlayın. Faturanın tutarı, KDV oranı, tarih gibi unsurların doğru olması sağlanarak bir düzeltme sürecine başlatabilirsiniz.
3. İade veya İptal Faturası Düzenleyin
- Fatura tamamen yanlış düzenlenmişse (örneğin tutar veya miktar yanlış), karşı tarafa aynı tutarda ve hatalı fatura bilgileriyle uyumlu olacak şekilde bir iade faturası düzenlemesi için istekte bulunun.
- İade faturası ile yanlış işlem yapılan satış faturası sıfırlanır. Bu sayede muhasebe kayıtları düzeltilir.
4. Muhasebe Kayıtlarını Düzenleyin
- Fatura iptal edilemediği için muhasebe kayıtlarında bu işlemi kaydetmek önemlidir. İptal edemediğiniz faturanın yerine düzenlenen iade faturası ve varsa yeni satış faturası ile doğru kayıt yapılır.
- İade faturası, gelir veya gider hesaplarında yanlış kaydedilen tutarın düzeltilmesini sağlar.
5. Düzeltme (Tahsilat veya Alacak Belgesi) Kullanma
- Bazı durumlarda hatalı faturanın düzeltilmesi için tahsilat veya alacak belgesi düzenlemek gerekebilir. Bu belge, hata yapılan tutarı düzeltmek için kullanılır.
- Örneğin, eksik tutar faturaya eklenebilir veya fazla tutar geri alınabilir.
6. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Bildirimleri ve Yasal Süreç
- Eğer hatalı işlem, gelir vergisi veya KDV beyannamelerine yansıdıysa, düzeltme beyannamesi vererek ilgili hataları düzeltin.
- Düzeltme beyannamesini, ilgili vergi dönemi içinde veya en kısa sürede vermeniz, gecikmeden doğacak cezaları önleyebilir.
7. Faturanın Yeniden Düzenlenmesi
- İlk faturadaki hataları düzelttikten sonra yeni ve doğru bir fatura düzenlemeniz gerekiyorsa, alıcıyla iletişim kurarak yeni faturayı gönderin.
- Yeni faturada tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru olduğundan emin olun.
Ek Bilgi: Özel Durumlar ve Uygulanabilecek Diğer Adımlar
- Serbest Meslek Makbuzu: Fatura bir serbest meslek makbuzu ise, benzer adımlar geçerlidir, ancak sürecin ayrıntıları için serbest meslek gelir vergisi mevzuatını inceleyin.
- Vergi Ceza Uygulamaları: Eğer hatalı faturanın geç düzenlenmesinden dolayı bir vergi cezası kesildiyse, bu ceza ile ilgili olarak da Gelir İdaresi Başkanlığına başvuruda bulunabilirsiniz.
Sonuç
E-arşiv fatura iptal süresi geçtiyse, doğrudan bir iptal yapılması mümkün değil ancak yukarıdaki adımlarla hatayı düzeltmek mümkündür.
