2025 yılı e-deftere geçiş ve hadler hakkında detaylı bir rehber hazırlayalım. Bu rehberde, e-Defter uygulamasının ne olduğu, geçiş şartları, belirlenen hadler, geçiş süreçleri ve e-Defter'e geçiş sürecinde izlenmesi gereken adımlara yer vereceğim.
e-Defter Nedir?
e-Defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) kapsamında tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin (defter-i kebir) elektronik ortamda tutulması ve bu kayıtların dijital olarak saklanması işlemidir. Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulan e-Defter, kağıt defter yerine dijital defter kullanımı sağlayarak süreçleri hızlandırır ve verilerin güvenli saklanmasını sağlar.
2025 Yılı e-Defter'e Geçiş Hadleri
e-Defter uygulamasına geçiş zorunluluğu, belirlenen ciro limitlerine bağlı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenli olarak güncellenmektedir. 2025 yılı itibarıyla geçerli olan e-Defter'e geçiş hadleri şu şekildedir:
Brüt satış hasılatı (ciro) 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.
e-Fatura kullanıcısı olan tüm mükellefler de e-Defter'e geçmek zorundadır.
Bu hadler GİB tarafından belirlenmiştir ve takip eden yıllarda revize edilebilir. Bu yüzden mükelleflerin yıllık gelirlerini gözden geçirip geçiş yükümlülüklerini kontrol etmeleri önemlidir.
e-Defter'e Geçiş Tarihleri
Vergi mükelleflerinin belirlenen ciro hadlerine ulaşmaları halinde e-Defter uygulamasına geçiş tarihleri aşağıdaki gibidir:
2024 Hesap Dönemi İçin:
Brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olanlar, 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadır.
Yıl İçinde Hadleri Aşan Mükellefler:
Brüt satış hasılatı yıl içinde belirtilen hadlerin üzerine çıkan mükellefler, hadlerin aşılmasını izleyen hesap döneminin başından itibaren e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır. Örneğin, 2024 yılı içinde hadlerin üzerine çıkan bir firma, 2025 yılı başından itibaren e-Defter'e geçiş yapmak durumundadır.
İnternet Üzerinden Satış Yapan Mükellefler İçin e-Defter Geçiş Hadleri
Brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan internet üzerinden satış yapan mükellefler, e-Defter'e geçmek zorundadır.
Geçiş Tarihleri
2024 hesap dönemi için internet üzerinden satış yapan ve brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, 1 Ocak 2025 itibarıyla e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.
Yıl içerisinde 5 milyon TL ciroyu aşan internet satışı yapan firmalar da takip eden yılın başından itibaren e-Defter'e geçmek zorundadır.
Kimler Bu Kapsama Girer?
İnternet satışı yapan mükellefler, aşağıdaki faaliyetlerde bulunuyorsa bu kapsama girer:
- E-ticaret platformları (online pazar yerleri) üzerinden satış yapan firmalar,
- Kendi web siteleri üzerinden mal veya hizmet satışı gerçekleştirenler,
- Mobil uygulamalar veya sosyal medya platformları üzerinden satış yapanlar.
Özetle, internet üzerinden satış yapan mükellefler için ciro hadleri daha düşük tutulmuştur. Genel ticari satışlarda geçiş hadleri 10 milyon TL iken, internet satışları yapanlar için bu sınır 5 milyon TL olarak belirlenmiştir.
e-Defter'e Geçiş İçin Gerekli Adımlar
e-Defter'e geçiş için belirli teknik ve idari adımların takip edilmesi gerekmektedir:
1. Mali Mühür veya Elektronik İmza Temin Edin
e-Defter kullanımı için şirketlerin mali mühür (kurumsal firmalar için) veya elektronik imza (bireysel mükellefler için) edinmesi gerekmektedir. Mali mühür veya elektronik imza, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş servis sağlayıcılardan temin edilebilir.
2. e-Defter Yazılımı Seçimi
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış ve e-Defter uyumluluğuna sahip bir yazılım kullanmanız gerekmektedir. Piyasada birçok e-Defter yazılımı bulunmaktadır. Bu yazılımlar, defterlerin formatlanmasını, berat dosyalarının hazırlanmasını ve defterlerin yüklenmesini sağlar.
3. e-Defter Başvurusu Yapın
e-Defter başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın portalı üzerinden yapılmaktadır. Başvuru esnasında mali mühür veya elektronik imza kullanılarak başvuru tamamlanır.
4. e-Defter Formatına Uygun Defter Oluşturma
e-Defter'e geçiş sürecinde, defter kayıtlarınızın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş formatta tutulması gerekmektedir. Kayıtlarınızı e-Defter yazılımına uygun olarak düzenlemelisiniz.
5. Berat Dosyasını Oluşturun ve GİB'e Yükleyin
e-Defter oluşturulduktan sonra, defterle ilgili berat dosyası hazırlanmalıdır. Berat dosyası, defterin bir özetini içerir ve elektronik olarak GİB'e gönderilir. Beratlar GİB'e başarıyla gönderildikten sonra e-Defter süreci tamamlanmış olur.
6. Arşivleme ve Saklama
e-Defterlerin ve berat dosyalarının yasal süreler boyunca (genellikle 10 yıl) güvenli bir şekilde saklanması gerekmektedir. Arşivleme hem dijital ortamda hem de yedeklemeler ile yapılmalıdır.
e-Defter'e Geçişin Avantajları
- Kağıt ve arşiv maliyetlerinde tasarruf: Kağıt defter kullanımının ortadan kalkması ile birlikte baskı, depolama ve arşiv maliyetleri düşer.
- Daha hızlı ve kolay erişim: Elektronik ortamda tutulan kayıtlar, istenilen her an kolayca ulaşılabilir ve denetlenebilir.
- Yasal uygunluk: e-Defter, mükelleflerin vergi yükümlülüklerini dijital ortamda yerine getirmelerini sağlar ve Vergi Usul Kanunu’na uygun bir çözüm sunar.
- Denetim kolaylığı: Elektronik ortamda kayıtlar, denetimlerde daha hızlı bir şekilde incelenebilir.
Sonuç
2025 yılı e-Defter geçiş süreci, belirlenen ciro hadlerine ve mevzuat değişikliklerine dikkat edilerek izlenmelidir. Şirketlerin e-Defter’e geçiş yaparken, mali mühür edinmesi, e-Defter uyumlu yazılımlar kullanması ve GİB tarafından belirlenen formata uygun kayıt tutması gerekir. e-Defter süreci, dijitalleşme yolunda önemli bir adımdır ve verimlilik, maliyet tasarrufu ve yasal uygunluk açısından pek çok fayda sağlar.
